Der Name unserer Übungsfirma lautet „TAM TAM Handels GmbH“ 

Als Rechtsform wurde im Gründungsjahr 1998 die „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ gewählt. 

Unternehmensgegenstand und Branche: 

PRODUKTGRUPPEN

• Handel - Kaffeeprodukte

Begründung für die Branchenwahl  

Unser Unternehmensgegenstand wurde mit allen Mitarbeitern abgestimmt. 

Außenbeziehung : Kunden, Lieferanten, Behörden

Kunden:

Zu den Kunden zählen grundsätzlich alle rund 900 Übungsfirmen Österreichs. Natürlich werden vor allem auch Kundenkontakte zum deutsch- und englisch- sprechenden Ausland angestrebt.

Lieferanten:

Das Sortiment der TAM TAM Handels GmbH wird von 2 Hauptlieferanten bezogen (Firma AllGoods GmbH (Lehrerlieferant) und der Firma BIDECO.

Anlagegüter, betriebliche Gebrauchsgüter und Dienstleistungen werden, wenn möglich, von Übungsfirmen bezogen.

Hat unsere Firma einen realen Partner?

Im Moment hat die TAM TAM Handels GmbH keine Partnerfirma.

Behördenkontakte und ACT:

Mit folgenden Behörden und Institutionen wird über die ACT zusammengearbeitet:

• ACT-Bank
• ACT-Firmenbuch
• ACT-Sozialversicherung
• ACT-Finanzamt
• ACT-Webshop-Administration
• ACT-Transport

Das Organigramm der TAM TAM Handels GmbH

Beschreibung der Abteilungen, Prozesse und Stellen

In unserer ÜFA werden die anfallenden Aufgaben in 6 Abteilungen abgewickelt:

Office/IT:

• Postbearbeitung (Öffnen der eingegangenen Post und Eingangsstempel, Eintragen ins Posteingangsbuch, einscannen eingegangener Post, Verteilen an die Abteilungen, alle ausgehenden Schriftstücke der Geschäftsleitung vorlegen, Schriftstücke ins Postausgangsbuch eintragen, Kuvertieren und Versenden)
• Emailbearbeitung
• Kontakte zur Übungsfirmenzentrale (ACT)
• Organisation von Veranstaltungen (z.B. Übungsfirmenmessen)
• Ablage (Mappe, Kästen und Teams)
• Kommunikation (Schriftverkehr allgemeiner Natur, Anlaufstelle für eingehende Telefonate, Abruf und Verteilung von E-Mails)
• Terminplanung und Reiseorganisation
• Erhaltung der Website

Einkauf

• Beschaffungswünsche der anderen Abteilungen sammeln und Bestellungen durchführen 
• Einholen und Vergleichen von Angeboten 
• Auswahl von Lieferanten 
• Sammeln von interessanten Katalogen
• Lieferscheine und Rechnungen kontrollieren
• Zahlungen durchführe
• Mängelrügen verfassen
• Mahnschreiben von Lieferanten bearbeiten 
• Schreiben auf Lieferverzug verfassen
• Lagerbuchhaltung führen 
• Inventur durchführen

Verkauf/Marketing

Aufgabenbereich Verkauf 

• Erstellung von Angeboten 
• Bearbeitung von Bestellungen (Verfassen von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen, Vorbereitung der Überweisungen für die Kunden) 
• Antwortschreiben auf Mängelrügen verfassen 
• Einkaufsabteilung über Nachbestellung von Waren informieren 
• Versand der Waren veranlassen (auf dem Postweg oder über Spedition) 
• Telefonische Verkaufsgespräche führen

Aufgabenbereich Marketing 

• Erstellung der Verkaufsunterlagen  
  (Firmenlogo entwerfen, Layout der Formulare, Visitenkarten für die Mitarbeiter, Katalog erstellen, Werbematerial erstellen) 
• Marktbeobachtung 
  (Marktanalysen erstellen, Konkurrenzanalysen erstellen) 
• Marktforschung 
• Marketingplanung 
• Produkt- und Sortimentspolitik 
  (Sortiment mit der Geschäftsleitung absprechen, Produktbeschreibung, Verbraucherinformation und Verpackungsart definieren)
• Preis- und Konditionenpolitik  
  (Liefer- und Zahlungskonditionen nach Rücksprache mit der Geschäftsführung festlegen) 
• Werbung
  (Planung und Durchführung von Kampagnen mittels Inseraten, Direct Mailing, Flugblättern ,...) 
• Verkaufsförderung
• Öffentlichkeitsarbeit, Wahrung der Corporate Identity
• Messeplanung und Durchführung einer Messeteilnahme
• Werbeerfolgskontrolle

Buchhaltung/Personalrechnung

Aufgabenbereich Buchhaltung

• Verbuchung und Ablage der Belege (analog und digital)
• Erstellung von Offene-Posten-Listen und Koordination der Mahnungen mit der Verkaufsabteilung 
• Bearbeitung der Rechnungen (Bearbeitung der überprüften Rechnungen aus anderen Abteilungen, restliche Rechnungen prüfen und bearbeiten) 
• Zahlungsverkehr (Zahlungsfristen (Skonto) beachten, Mahnungen durchführen, Kundenzahlungen lt. Kontoauszug überprüfen, gebuchte Zahlungen mit Journal kontrollieren, Zahlungen mit Hilfe der Rechnungen kontrollieren) 
• Kontrolle der Kontoauszüge 
• Führung des Kassabuches und des Anlagenverzeichnisses 
• Erstellung der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung 
• Durchführung der digitalen Übermittlung von Finanzamtdaten
• Erstellung von Saldenlisten, Rohbilanzen, Journale, Kontoausdrucke 
• Vorbereitung der Buchhaltung für den Jahresabschluss und Durchführung von Abschlussbuchungen (Abschreibung und Rechnungsabgrenzung) 
• ev. Erstellung der Bilanz und Durchführung der Steuererklärungen

Aufgabenbereich Personalrechnung: 

• Stammdatenerfassung und Aktualisierung
• Personalverrechnung (Kollektiverträge besorgen, Lohnlisten führen, Krankenkassenmeldungen vornehmen, Abrechnung der Gehälter und gehaltsabhängigen Abgaben und Abfuhr der Abgaben und Steuern) 
• Personalführung (Rotationsplan für die Mitarbeiter erstellen) 

"Sage es mir und ich werde es vergessen. Zeige es mir und ich werde mich erinnern. Lass es mich selber tun und ich werde es verstehen.“ - Konfuzius                                                                                           

Der Pflichtgegenstand Übungsfirma stellt ein „simuliertes“ Unternehmen dar und soll für Dich als SchülerIn eine handlungsorientierte Lernmethode sein. In diesem „simulierten“ Unternehmen sollen die Inhalte der früheren Jahrgänge praktisch angewendet werden. In der Übungsfirma wird somit ein Lernumfeld dargestellt, indem Abläufe und Tätigkeiten wie in einem realen Unternehmen erlernt werden können. ÜFA ist somit ein Gegenstand, der Handlungsfähigkeiten (Kompetenzen) an die SchülerInnen vermittelt. Das heißt – insbesondere am Beginn – viel Neues, viel Arbeit, manchmal auch Verwirrung und Ratlosigkeit, oft Stress, meistens aber auch Spaß, wenn Du Deine Fähigkeiten richtig einbringst. Die Übungsfirma soll für Dich eine entsprechende Herausforderung darstellen. 

Das Arbeiten in einer Übungsfirma ist „Learning by Doing“ – das bedeutet, dass auch das Fehler machen erlaubt ist und sogar dazu beiträgt Deine Lerneffekte zu verstärken. Es gilt jedoch der Grundsatz: „Der Dumme macht jeden Tag den gleichen Fehler, der Gescheite macht jeden Tag einen anderen Fehler.“ Du solltest aus Fehlern lernen und dadurch Deine Problemlösungs-Kompetenz verstärken. Durch Dein Tun wirst Du Komplexität erfahren und spüren, das erfordert ein hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstorganisation. Das Ziel des Gegenstandes Übungsfirma als Lernort gilt als erreicht, wenn Du am Ende jeder Einheit sagen kannst: „Toll, heute habe ich etwas gelernt!“ (Und sei es durch gemachte Fehler) – Du sollst die ÜFA-Zeit sinnvoll nutzen und das ÜFA-Jahr nicht einfach nur „absitzen“. 

2.1 Die Rolle Deiner Lehrerin 

Deine Lehrerin fungiert in der Übungsfirma als Dein Coach und Deine Lernbegleiterin und ist gemeinsam mit Dir verantwortlich, dass du alle Ziele der Übungsfirma erreichst. In ihrer Verantwortung liegt natürlich auch die Leistungsbeurteilung, da die ÜFA ein Pflichtgegenstand ist und Du eine abschließende Note erhältst. Zur Leistungsbeurteilung selbst findest Du unter Punkt 1.3 weitere Informationen! 

Im betrieblichen Bereich kontrolliert Deine Lehrerin, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Die betrieblichen Ziele der TAM TAM HandelsGmbH werden gemeinsam mit Die besprochen und geplant. Hierbei ist es wichtig, dass Du Dich auch mit diesen Plan-Vorgaben identifizieren kannst. So werden beispielsweise die Ziele der Plan-G&V am Schulbeginn gemeinsam festgelegt! 

Grundsätzlich hast Du als MitarbeiterIn der TAM TAM Handels GmbH selbständig an allen täglichen operativen Aufgaben in der ÜFA zu arbeiten. Von Deiner Lehrerin bekommst Du Tipps und Hilfestellungen, damit die Problemlösung von Dir selbst erreicht werden kann. Niemals wird die Lösung für ein Problem von der Lehrerin komplett vorgegeben, sondern nur gewisse Steine auf dem Lösungsweg beiseite geräumt. 

Gerade kreative Prozesse wie die Gestaltung von Werbemitteln obliegen Dir als MitarbeiterIn selbst, da Du Dich mit Deinem eigenen Werk gut identifizieren können sollst. Einzig und allein fachliche Fehler werden von der Lehrerin korrigiert. 

Wenn der Lehrerin Fehler in der Arbeit der MitarbeiterInnen auffallen (z.B. falsche Buchungen, falsche Eintragungen, Fehler im Schriftverkehr, etc.), werden nicht die Fehler von Ihr korrigiert und angestrichen, sondern Du wirst lediglich darauf hingewiesen, dass etwas nicht stimmen kann. Du sollst die Fehler unbedingt selbst finden und daraufhin auch in Deinen Fehlerkatalog eintragen. Vor allem ist auch Deine Erkenntnis wichtig, warum ein Fehler überhaupt ein Fehler ist. 

2.2 Leistungsbeurteilung in der Übungsfirma 

Da die Übungsfirma eine handlungsorientierte Lernmethode ist, ist auch die Leistungsbeurteilung bzw. Notenfindung für den Gegenstand Übungsfirma eine ganz spezielle. Die folgenden Informationen sollen Dich über das Zustandekommen Deiner Note im Gegenstand Übungsfirma in Kenntnis setzen.

a) Bestandteil der Note: Schlüsselqualifikationen 

Folgendes Verhalten ist im Gegenstand Übungsfirma wichtig: 

• Regelmäßige Anwesenheit / Pünktlichkeit 
• Engagement / Selbständigkeit / Zuverlässigkeit / Selbst-Motivation 
• Zielorientiertes Arbeiten / Lernbereitschaft / Arbeitsqualität / Arbeitstempo 
• Ordnungssinn / Genauigkeit 
• Teamfähigkeit / Kollegialität / Kooperation 

Diese „Schlüsselqualifikationen“ werden von Deiner Lehrerin durch ihre Wahrnehmung erfasst und fließen natürlich in die Note mit ein! Zum Beispiel lässt sich feststellen, wie ehrgeizig Du an den täglichen Aufgaben arbeitest…- dies wird auch am Ende jeder ÜFA-Einheit mitprotokolliert.

b) Bestandteil der Note: Zielerreichung und Fehlermanagement 

Wie jedes reale Unternehmen auch, muss sich eine Übungsfirma betriebswirtschaftliche Ziele setzen. Jede/r MitarbeiterIn soll diese Ziele mitverfolgen und seine/ihre Arbeit danach ausrichten.

Da eine Übungsfirma auch ein Lernort und nicht nur ein Unternehmen ist, sollst Du auch Lernziele für Dich in der Übungsfirma setzen. Dies könnte z.B.  das Erkennen und zukünftige Vermeiden von Fehlern sein. 

Des Weiteren sollst Du verschiedene Standardabläufe in Deiner jeweiligen Abteilung – die sogenannten Kompetenzen – beherrschen.

Diese Bestandteile der Note werden über das „Kompetenzrasterformular“ zu gewissen Zeitpunkten festgestellt.

c) Das komplette Beurteilungsschema 

3.1 Strategische pädagogische Ziele der TAM TAM Handels GmbH

Im pädagogischen Regelkreis sollen die SchülerInnen über das im ÜFA-Betrieb (betrieblicher Regelkreis) erlebte, kritisch und reflektierend nachdenken. Gerade die Analyse von aufgetretenen, jedem ÜFA-Lehrenden bekannten, Fehlern, die durch die alltäglichen ÜFA-Arbeiten entstehen, sollen von den SchülerInnen nicht nur „hingenommen“ werden, sondern es soll aus diesen Fehlern gelernt werden.

Diese Fehler sind von den SchülerInnen auch zu dokumentieren um diese künftig zu vermeiden. Die strategischen Ziele für die ÜFA als Lernort werden von der Lehrerin selbst geplant und formuliert und greifen eng in den betrieblichen Regelkreis hinein.
Diese pädagogischen Ziele der TAM TAM Handels GmbH setzen in folgenden Bereichen an: Ein wichtiges pädagogisches Ziel ist das Erlernen von betrieblichen Standardprozessen. Die Abwicklung einer Kundenbestellung, die Verbuchung von ACT-Kontoauszügen, die Postbearbeitung und viele weitere Abläufe sollen den SchülerInnen in Fleisch und Blut übergehen. Diese Prozesse werden von den SchülerInnen durch ständige Wiederholung und auch durch die grafische Darstellung der Abläufe erlernt und gefestigt.

Ein anderer großer Bereich der pädagogischen ÜFA-Arbeit ist es, soziale Kompetenzen zu vermitteln. Das diese Schlüsselqualifikationen im Berufsleben mittlerweile mindestens gleich wichtig wie fachliche Kenntnisse sind, ist unbestritten. Die SchülerInnen arbeiten an ihren sozialen Kompetenzen in jeder ÜFA-Einheit. Teamwork, gegenseitige Hilfe, Eigenständigkeit, Arbeitsmoral und -motivation werden ständig erwartet und eingefordert.

Zur Kontrolle der pädagogischen Zielerreichung setzen die SchülerInnen selbst Fehlerprotokolle ein. Durch Mitarbeitergespräche und Feedback-Bögen bzw. auch durch die wöchentlichen laufenden Aufzeichnungen des Lehrenden wird die Umsetzung dieser Ziele ständig kontrolliert.

Die pädagogische „Endkontrolle“ liegt jedoch bei der Lehrerin durch die Leistungsbeurteilung und Vergabe von Noten. Durch diese erfahren die SchülerInnen, inwieweit sie die gestellten Anforderungen erfüllen konnten. Die Leistungsbeurteilung ist in der ÜFA als Feedback an die SchülerInnen anzusehen und diese umfasst sowohl fachliche und methodische Kompetenzen wie auch die Messung von sozialen Kompetenzen.

Durch regelmäßiges Feedback sollen die SchülerInnen sowohl ihre fachlichen und methodischen als auch ihre sozialen Kompetenzen verbessern. Die SchülerInnen können durch eine Steigerung ihrer Leistungen auch Ihre Noten verbessern. Diese Leistungssteigerung wird durch Fehlererkennung, laufende Mitarbeit sowie die Verbesserung der sozialen Kompetenzen erzielt. Die Überwachung der Zielerreichung im betrieblichen Bereich fließt ebenfalls in die Leistungsbeurteilung ein.

3.2 Strategische betriebliche Ziele der TAM TAM Handels GmbH

Das Konzept „ÜFA 2020“stellt den Gegenstand ÜFA unter ein Konzept, das auch die TAM TAM Handels GmbH umzusetzen versucht. Dies wird in unserer ÜFA folgendermaßen umgesetzt:
Die Mitarbeiter der TAM TAM Handels GmbH wickeln im betrieblichen Regelkreis die laufenden Geschäftsfälle im Prozess „Einkauf – Verkauf/Marketing“ sowie in den Abteilungen „Office“, „Rechnungswesen“, „Personal“ und „Geschäftsführung“ ab. Diese Tätigkeiten sind laufend und selbstständig von den MitarbeiterInnen in Eigenverantwortung durchzuführen und richten sich in ihrem Zeitaufwand nach den eingehenden Bestellungen und Anfragen der Kunden.

Die betrieblichen Ziele der TAM TAM Handels GmbH werden mit den SchülerInnen gemeinsam zu Jahresbeginn erarbeitet.
Diese betrieblichen Ziele der TAM TAM Handels GmbH setzen in folgenden Unternehmensbereichen an:

• Umsatzziele (messbar in Zahlen aus der Buchhaltung)
• Neukunden-Akquirierung (messbar an der Anzahl der neuen Kunden pro Schuljahr)
• Aktualität der Buchhaltung (laufende Kontrolle der Journale)
• Erfüllung der Plan-G&V (Soll-Ist-Vergleiche)
• Aktualität der Personalverrechnung (rechtzeitige Zahlung der Abgaben und Nettolöhne)
• Kundenzufriedenheit (gemessen wird, ob die Bestellungen und Produktmeldungen innerhalb einer möglichst kurzen Frist bearbeitet werden)

Diese Ziele finden sich in den laufenden ÜFA-Einheiten in den operativen wöchentlichen Tätigkeiten wieder und werden von den MitarbeiterInnen konsequent umgesetzt.
Die betrieblichen Ziele werden von den MitarbeiterInnen mitgestaltet. Somit liegen diese Ziele auch in der Mitverantwortung der MitarbeiterInnen und sollen von den MitarbeiterInnen als deren „eigene“ Vorgaben anerkannt werden.
Die Kontrolle über die Zielerreichung erfolgt durch die MitarbeiterInnen mit Hilfe von Soll-Ist-Vergleichen sowie durch den ÜFA-Leiter über laufende Kontrollen der wöchentlichen ÜFA-Aufgaben. (Die Durchführung dieser Aufgaben fließt jede Woche in die Leistungsbeurteilung mit ein)
Sollten Abweichungen auftreten, wird in den wöchentlichen Sitzungen beraten, wie eine Verbesserung erreicht werden könnte bzw. finden auch die MitarbeiterInnen selbst eigene Lösungswege.

3.3 Unser heuriger Jahresschwerpunkt

Jedes Jahr wird gemeinsam mit allen MitarbeiterInnen und im Konsens ein Jahresschwerpunkt festgelegt.
Dieser Jahresschwerpunkt soll dazu beitragen, dass alle betrieblichen Abläufe und auch die pädagogischen Zielsetzungen der ÜFA einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) unterliegen. Dabei wird nach einem sogenannten Deming-Wheel vorgegangen:

1. Der Jahresschwerpunkt wird gemeinsam von allen MitarbeiterInnen mit der Geschäftsführung und dem Coach geplant. (PLAN)
2. Es erfolgt die konsequente Umsetzung des Jahresschwerpunktes (DO)
3. Die Erreichung der Ziele des Jahresschwerpunktes werden laufend kontrolliert (CHECK)
4. Werden Abweichungen festgestellt, wird versucht diese zu beheben bzw. zu verbessern (ACT)

Der heurige Jahresschwerpunkt liegt in der Erzielung eines Jahresgewinn in Höhe von mindestens € 20.000 und eines positiven Cash-Flows. (PLAN). Die Erreichung dieses Ziels wird durch Erarbeitung eines Marketingkonzeptes inkl. Überarbeitung der Produktpalette umgesetzt (DO). Die Verkaufs-, Rechnungswesen und Marketingabteilung analysieren laufend die Zielerreichung (CHECK). Mögliche negative Abweichungen werden in den wöchentlichen Meetings besprochen und neue Strategien entwickelt (ACT).

Unsere Übungsfirma ist der Umweltschutz sehr wichtig, deswegen versuchen wir unseren Standard klimaneutraler Produkte jedes mal zu steigern, um unseren Beitrag zu einer klimaneutralen Erde beizusteuern. Außerdem, reduzieren wir unseren Papier- und Plastikkonsum und sorgen dafür, dass unser Müll richtig getrennt wird.

Produkte

- nachhaltige Kaffeeprodukte

Müllkonsum und Recycling

- Diskussionen über Papier- und Plastikkonsum
- Digitalisierung der meisten Dokumente
- Richtige Mülltrennung

In der TamTam GmbH wenden wir die Digitalisierung an. Die Digitalisierung verbessert die Organisierung von Dokumenten und Angeboten, welche wir von anderen Übungsfirmen erhalten. Außerdem reduzieren wir dadurch den Müll, welcher durch das verschicken von Flyern entsteht. Weil wir in die IT-Hak gehen finden wir immer wieder einen Weg um die Digitalisierung zu verbessern.

Arbeiten mit Office365

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, usw.)
• Microsoft Teams
• Microsoft Forms
• Microsoft Outlook

Digitale Tools

• Joomla
• Elda
• ACT Webshop
• Adobe Photoshop
• BMD
• Canva
• Hello Cash
• SAP

Das papierlose Büro

• Rechnungen werden eingescannt
• E-Mails anstatt Briefe
• Organisation durch "Tags" = weniger Ordner